Nécessité de la documentation
Le Code de déontologie de l’ICOM comprend des dispositions concernant la documentation des collections, dans son article 2.20 : « Les collections des musées seront documentées conformément aux normes professionnelles admises. Cette documentation doit fournir l’identification et la description complètes de chaque objet, de ses éléments associés, de sa provenance, de son état, des traitements qu’il a subis et de sa localisation. Ces données seront conservées en lieu sûr et gérées par des systèmes de recherche documentaire permettant au personnel des musées et autres utilisateurs autorisés de les consulter ».
La plupart des informations suivantes sont tirées de la Déclaration sur les principes de la documentation muséale du CIDOC.
La documentation contient des données relatives aux caractéristiques physiques de l’objet (dimensions, forme, matériau, etc.), son historique complet et son environnement.
Elle peut par conséquent inclure les informations et les documents suivants :
- Description détaillée de l’objet ainsi que des informations supplémentaires utiles, d’après la norme Object ID
- Certificat d’authenticité
- Certificat d’exportation ou d’importation
- Catalogues d’exposition ou de vente
- Documents de prêt ou d’acquisition
- Documents d’inventaire
- Extraits du catalogue raisonné
- Matériels écrits associés (notes de recherche et de fouilles, correspondance, rapports, référence croisée à des objets associés)
- Documents informant sur l’origine de l’objet
- Documents informant sur les droits de propriété intellectuelle concernant l’objet
- Photographies
- Et autres documents pertinents…
Exigences relatives à la documentation
Les biens culturels existent au travers des documents qui les accompagnent. Ces derniers constituent le pedigree de l’objet et permettent son identification certaine, ainsi que sa récupération en cas de vol. Dans certains cas de vols ou pillage de masse, l’absence de documentation peut avoir des conséquences dramatiques et rendre quasiment impossible la récupération des objets.
C’est en gardant cela à l’esprit que chaque institution culturelle devrait adopter une politique relative à la documentation qui définit les procédures et normes documentaires, la dotation en personnel et en systèmes de documentation, ainsi que les services de documentation offerts au public. Si une collection n’est pas suffisamment documentée, des efforts doivent être déployés par les institutions de conservation pour améliorer cet aspect.
Chaque acquisition, qu’elle soit réalisée dans le cadre d’une collection publique ou privée, doit être inventoriée et s’accompagner de la documentation de l’objet. Les documents originaux que possède le musée doivent être traités dans le respect des normes d’archivages. Les informations obtenues auprès d’une source externe doivent être vérifiées avec soin. Les détails concernant l’acquisition doivent aussi être ajoutés à la documentation, même dans le cas d’un dépôt temporaire. Les données doivent être régulièrement mises à jour et toute modification apportée à l’objet (altération, restauration, déplacement, prêt, etc.) doit être consignée dans le système de documentation.
Si un objet est cédé, sa documentation doit être conservée par le musée et les détails de la cession doivent être documentés. Si l’objet est transféré vers un autre musée, une copie de la documentation doit lui être transmise.
Partage de documentation et sécurité
Les institutions et collectionneurs privés ont tendance à ne pas partager les informations contenues dans la documentation d’un objet. Cette pratique est souvent une erreur car, en réalité, le partage d’informations renforce la protection d’un objet et facilite toute future demande de restitution potentielle. Certains musées ont ainsi opté pour :
- Une politique de transparence totale concernant l’origine de leur collection afin de revendiquer le caractère légal de leur propriété et de leur acquisition ;
- La mise en place d’espaces de recherche où les visiteurs peuvent consulter les registres et fichiers au format papier, les archives des catalogues, images et autres références ;
- La création de bases de données en ligne publiques regroupant leurs collections et la documentation associée.
Etant donné qu’une documentation pertinente est la seule méthode permettant de prouver la propriété d’un objet, il est également important de protéger ces informations et de veiller à ce qu’elles ne puissent pas être perdues ou volées. Par conséquent, il est fortement recommandé de faire un double de ces informations, si possible au format numérique. De plus, l’accès aux informations confidentielles doit être restreint. Un bon équilibre entre sécurité et accessibilité est la clé de la valeur ajoutée d’une collection.
Documentation authentique et valide
Détenir des documents qui accompagnent un objet ne signifie pas nécessairement qu’ils sont valides ou authentiques. Selon le contexte ou la région du monde, des documents d’origine authentique peuvent parfois n’avoir aucune valeur légale quant à la propriété du bien culturel. Toute personne souhaitant acquérir un bien culturel doit, par conséquent, vérifier la validité légale de la documentation associée, ainsi que le type de support accepté dans le pays de destination. Pour le moment, la plupart des pays exigent des documents au format papier.
Les faux documents représentent également un problème croissant pour authentifier les biens culturels et faire valoir leur propriété légale. Des documents falsifiés sont parfois utilisés pour légitimer un objet volé, ou authentifier des contrefaçons. Dans les deux cas, les faussaires ont appris à utiliser des innovations techniques pour arriver à leurs fins. Il en résulte que la qualité des faux documents s’est considérablement améliorée au cours des dix dernières années et qu’il peut être très difficile de détecter un faux, même pour des experts.
Il existe des moyens simples pour détecter une documentation frauduleuse. La méthode la plus efficace consiste à demander l’avis d’un expert ou d’un membre de l’administration publique.