Documentation : inventaire / fiche d’identification

Comparaison entre inventaire et fiche d'identification

Inventaire

Les inventaires sont des listes, rapports ou enregistrements détaillés et précis d’objets, monuments, bâtiments, sites et paysages culturels. Ils servent à identifier, protéger, interpréter et préserver physiquement les biens enregistrés.

Un inventaire a pour objectif de répertorier et organiser toutes les informations relatives à un artéfact culturel, son historique et son contexte. Il doit, par conséquent, contenir une identification complète de l’objet, ce qui est comparable à une carte d’identité, et toute la documentation associée. Il s’accompagne toujours d’un système de numérotation qui facilite la recherche des objets.

Nous pouvons distinguer quatre types/niveaux d’inventaires :

1. L’inventaire de fouille
2. L’inventaire des objets appartenant à des particuliers, communautés, gouvernements et entités sans lien avec le patrimoine
3. L’inventaire des biens dans des lieux de conservation
4. L’inventaire national (collections publiques)

Dans certains pays, la présence d’un bien culturel sur l’inventaire national confère un statut juridique spécial au bien (inaliénabilité, impossibilité de saisie, etc.).

L’inventaire peut être réalisé à la main, mais il est fortement recommandé d’utiliser plutôt des ordinateurs et des systèmes de sauvegarde informatiques. De plus, les inventaires doivent être dupliqués sur différents supports afin de garantir la préservation des données. Les États sont aussi encouragés à utiliser un système commun pour les inventaires publics, et à les centraliser dans une base de données nationale.

Il incombe au propriétaire (public ou privé) d’une collection d’en dresser l’inventaire. Cette opération nécessite de la rigueur et des connaissances scientifiques, afin de fournir des descriptions et une documentation précises.

Fiche d'identification

La fiche d’identification d’un objet contient un nombre réduit d’informations et se limite, à vrai dire, à sa description physique. La fiche d’un objet, qui doit fournir le minimum d’informations requises à des fins d’enquête, peut également servir de base pour le développement ultérieur d’un inventaire professionnel ou, pour les propriétaires individuel, d’une liste de biens culturels.

Chaque bien culturel, qu’il se trouve dans des mains publiques ou privées, doit être identifié, pour sa propre sécurité. L’identification en bonne et due forme d’un objet combinera au moins sa description et une photographie de bonne qualité. D’autres documents peuvent aussi être ajoutés à la description pour faciliter l’identification de l’objet (esquisses, références de catalogue, etc.).

Nécessité des inventaires

« On ne peut pas trouver quelque chose dont on n’a pas connaissance ».

Outre leur importance capitale pour la gestion des collections, l’inventaire et les fiches d’identification permettent la traçabilité des biens culturels. La combinaison d’une description claire et détaillée des biens d’une part, et d’une bonne photographie d’autre part, est une condition essentielle pour les récupérer en cas de vol, car cela fournit des informations précieuses aux autorités nationales. Des informations insuffisantes ou imprécises ne peuvent pas être diffusées et utilisées pour les enquêtes de police.

De plus, l’existence de ces informations est fondamentale pour comprendre l’historique d’un objet et établir clairement sa propriété. Leur diffusion est également une condition pour l’exercice nécessaire de l’obligation de diligence pendant une acquisition.

Par conséquent, l’inventaire/la fiche d’identification est reconnu comme l’outil le plus puissant dans la lutte contre le trafic illicite des biens culturels. Les États sont encouragés à imposer que soit dressé l’inventaire des collections publiques comme condition pour l’enregistrement des lieux publics de conservation, et à encourager l’utilisation de systèmes d’inventaire efficaces.

Cadre juridique international

Bon nombre de conventions internationales, législations nationales ou codes de déontologie insistent sur l’importance des systèmes d’inventaire pour protéger les biens culturels.

En 1964, la Recommandation de l'UNESCO concernant les mesures à prendre pour interdire et empêcher l'exportation, l'importation et le transfert de propriété illicites des biens culturels recommandait que « chaque état membre devrait […] établir un inventaire national [des] biens [culturels] ».

La Convention de 1970 de L'UNESCO concernant les mesures à prendre pour interdire et empêcher l'importation, l'exportation et le transfert de propriété illicites des biens culturels établit l’importance des systèmes d’inventaire pour ses États parties. L’article 5 de la Convention les encourage à établir et tenir à jour, « sur la base d'un inventaire national de protection, la liste des biens culturels importants, publics et privés, dont l'exportation constituerait un appauvrissement sensible du patrimoine culturel national »  [Art. 5(b)]. L’article les incite également à promouvoir « le développement ou la création des institutions scientifiques et techniques (musées, bibliothèques, archives, laboratoires, ateliers, etc.) nécessaires pour assurer la conservation et la mise en valeur des biens culturels » [Art. 5(c)].

De plus, l’article 7 de la Convention souligne l’importance des inventaires comme condition pour la restitution des biens culturels.

De même, la Convention de l'UNESCO concernant la protection du patrimoine mondial (1972) insiste sur le besoin, pour chaque État partie, de disposer d’un inventaire de son patrimoine immeuble national, dans son article 11 : « Chacun des Etats parties à la présente convention soumet, dans toute la mesure du possible, au Comité du patrimoine mondial un inventaire des biens du patrimoine culturel et naturel situés sur son territoire et susceptibles d'être inscrits sur la liste prévue au paragraphe 2 du présent article. Cet inventaire, qui n'est pas considéré comme exhaustif, doit comporter une documentation sur le lieu des biens en question et sur l'intérêt qu'ils présentent ».

Le Code de déontologie de l’ICOM pour les musées indique quant à lui que : « Les collections des musées seront documentées conformément aux normes professionnelles admises. Cette documentation doit fournir l’identification et la description complètes de chaque article, de ses éléments associés, de sa provenance, de son état, des traitements qu’il a subis et de sa localisation. Ces données seront conservées en lieu sûr et gérées par un système de recherche documentaire permettant au personnel et autres utilisateurs autorisés de les consulter ». (art. 2.20)

Inventorier une collection

Principes généraux

Comme pour toute activité professionnelle, il existe des principes fondamentaux qui régissent l’élaboration d’un inventaire :

1. Choisir le format : de préférence une base de données informatique, mais les inventaires papier sont encore utilisés. Matériel nécessaire : papier, stylo, règle et appareil photo (de préférence numérique couleur).
2. Attribuer un nom ou un numéro unique à chaque vitrine et lieu de stockage, en donnant suffisamment de détails pour localiser précisément tout objet. Pour les objets les plus petits, il peut être nécessaire de consigner plus de détails sur l’emplacement. Le « numéro d’inventaire » d’un objet inclura toujours cette séquence.
3. Enregistrer l’emplacement de chaque objet. Si un objet possède un numéro d’acquisition, utiliser celui-ci pour l’enregistrer. Utiliser des numéros temporaires jusqu’à ce qu’un numéro permanent puisse lui être attribué.
4. Enregistrer les informations pour les objets manquants provenant du registre des acquisitions.
5. Dans le cas où il existe déjà un inventaire, celui-ci doit être combiné au nouveau.
6. Au besoin, mettre à jour les registres des acquisitions et inclure tout « nouvel objet ». Cela inclut les objets portant des numéros d’inventaire « temporaires ».

Catégories d’information

Les catégories d’information sont les catégories ou types d’informations qui seront inclus dans le fichier. L’utilisation de catégories d’information déterminera la structure de l’inventaire. Outre la liste des catégories d’information sélectionnées, le système d’inventaire doit indiquer :

• Autres noms : les autres noms qui peuvent être utilisés pour une catégorie d’information.
• Définitions : une courte définition de la catégorie.
• Exemples : des exemples d’informations appartenant à cette catégorie d’information.
• Remarques : précise si une catégorie d’information peut être utilisée plusieurs fois dans un fichier et si l’utilisation d’une terminologie préétablie et contrôlée est recommandée.

La liste suivante répertorie les groupes et catégories d’information avec leurs courtes descriptions. 

Acquisition : méthode d’acquisition, date et source. Fournit la preuve du statut légal de l’objet.

État : état de l’objet, résumé et date de l’état. Contribue à la responsabilité et l’identification des objets, et participe à garantir leur protection physique.

Cession et aliénation : date de cession/aliénation, méthode et destinataire. Confirme si l’objet est manquant ou s’il a été cédé activement.

Description : description physique et statut du spécimen (type d’objet). Peut être très utile en cas de disparition, et peut également servir à d’autres fins, comme des expositions et publications.

Image : type d’image et numéro de référence. Les images sont indispensables dans les procédures de récupération de biens culturels. Elles servent aussi à étayer les informations textuelles concernant l’objet.

Institution : nom de l’institution, nom de l’organe subsidiaire, adresse complète et pays. Ces informations sont essentielles car elles fournissent un lieu pour un objet et/ou sa documentation.

Lieu : lieu actuel et données sur le lieu actuel, type de lieu et lieu habituel.

Marque et inscription : texte et type de marque/inscription, description et technique utilisées pour la marque/inscription, position, langue et traduction.

Matériau et technique : matériau, technique, description des composants.

Mesures : dimensions et unités utilisées, qui sont également d’une importance primordiale.

Association de l’objet : lieu associé, date, nom du groupe/de la personne, nature du lien, fonction d’origine.

Collection de l’objet : lieu et date de la collection, collectionneur et méthode de collection. Fournit des informations essentielles sur l’origine d’un objet, et étaye la documentation de la collection.

Entrée de l’objet : propriétaire actuel et déposant ; date d’entrée, numéro et motif. Concerne les objets qui ne sont pas détenus par l’institution (prêts à long terme, expositions, etc.).

Nom de l’objet : nom de l’objet et type de nom. Permet une meilleure organisation de la collection par types d’objets.

Numéro de l’objet : numéro de l’objet, type de numéro et date de la numérotation. Confère une identité unique à l’objet et établit un lien avec sa documentation associée.

Production de l’objet : lieu de production, date, nom du groupe/de la personne, fonction de l’objet. Etaye la documentation sur la production d’objets (dans le cas d’objets créés par l’homme).

Titre de l’objet : titre, type de titre et traduction. Constitue également une information essentielle.

Pièces et composants : nombre de pièces ou de composants et leur description. Garantit que les pièces d’un objet sont conservées ensemble.

Enregistreur : nom de la personne ayant effectué l’enregistrement, date et accréditation. Ces détails sont essentiels pour maintenir le contrôle de l’inventaire. Peut aider à prévenir une modification non autorisée de la documentation.

Référence : référence et type de référence. Peut être important pour prouver la propriété de l’objet, par exemple lorsqu’il est fait référence à des documents étayant le titre juridique.

Droits de reproduction : droits de reproduction et propriétaire. Protège la propriété intellectuelle de l’objet.

Sujet représenté : sujet représenté et description. Ces informations sont d’une grande importance pour une identification rudimentaire des objets.

Pour obtenir de plus amples informations sur la question, vous pouvez consulter les détails de cette liste dans les catégories d'information du CIDOC (Recommandations internationales pour la documentation des objets muséaux).

Photographier l’objet

Une photographie est le second élément essentiel permettant de retrouver la trace d’un objet volé. Elle peut parfois être plus utile qu’une description, car un agent de police n’a pas toujours les connaissances requises pour comprendre les descriptions techniques. Une bonne photographie de l’objet et certains de ses détails, sont un véritable atout pour les unités d’enquête. Certaines bases de données d’objets volés, comme la base de données TREIMA en France, utilisent même des systèmes de comparaison d’images pour rechercher un objet.

Recommandations générales

Lorsque vous prenez des clichés, il est important garder à l’esprit qu’une bonne image n’a pas nécessairement besoin d’être de la même qualité que pour une publication dans un catalogue d’exposition. La photo d’identité vise principalement à permettre la bonne identification de l’objet. Dans ce cas, l’esthétique est moins importante que la « lisibilité ». Les informations suivantes sont issues des directives de  l’Office central de lutte contre le trafic illicite des biens culturels (OCBC) en France.

Détails techniques

• S’assurer que l’image n’est pas floue.
• Le cliché peut être réalisé avec des techniques argentiques ou numériques.
• Dans le cas d’une photographie numérique, utiliser la résolution pratique la plus élevée et conserver autant que possible les images dans un format non compressé. Pour les photos numériques, une résolution minimale de 300 ppp est recommandée.
• Autant que possible, la photo doit être en couleurs.
• Tenir un registre de toutes les photographies réalisées. Il doit contenir la liste des objets photographiés, l’équipement utilisé, les détails techniques de la prise de vue et le nom du photographe.
• Il convient également d’enregistrer les métadonnées dans le fichier d’image numérique et, si possible, qu’elles soient visibles sur l’image elle-même.

Doivent être visibles sur l’image :

• Une règle ou une échelle permettant d’évaluer la taille de l’objet. La règle ou l’échelle doivent toujours se trouver sur le même plan que l’objet.
• Un nuancier, pour lire la couleur de l’objet par comparaison avec une référence objective. Des variations de lumière lors de la prise de vue peuvent modifier la couleur d’origine de l’objet et, par conséquent, tromper l’observateur qui lit l’image.
• Le numéro d’inventaire de l’objet, clairement lisible.
• Le nom du photographe et la date de la prise de vue.
• Le nom de l’institution.

Composition

• Éviter les ombres des étiquettes ou autres éléments qui empiètent sur l’espace de l’objet. Les règles et nuanciers sont tolérés, mais doivent être placés de telle manière qu’ils peuvent être éliminés si besoin grâce à un recadrage.
• La forme complète et tous les contours de chaque objet doivent être clairement visibles. Le bord des gravures, dessins et tableaux doit être clairement visible.
• Autant que possible, les objets en deux dimensions, tableaux, gravures, pièces, etc., doivent être photographiés selon un angle de 90º, sans distorsion, et à partir du centre de l’objet.
• Les objets en trois dimensions, comme les meubles, doivent faire l’objet de plusieurs clichés pris selon différents angles (avant, profil, trois quart et dessus). Si l’arrière de l’objet a des spécificités, il doit également être photographié.
• Les objets appartenant à un ensemble doivent être photographiés conjointement et individuellement.
• Photographier autant que possible les détails des inscriptions, réparations, dégâts, tels que des fissures, ou toute autre caractéristique distinctive qui aidera à différencier l’objet d’autres pièces similaires.
• Les objets doivent être centrés et occuper autant d’espace que possible sur l’image
• La partie la plus longue de l’objet doit être placée à l’horizontale ou à la verticale, mais jamais en diagonale.

Arrière-plan

• Si l’objet est dans des couleurs vives ou sombres, choisir un arrière-plan blanc ou de couleur neutre.
• Si l’objet est en verre ou de couleur claire, choisir un arrière-plan sombre.
• La surface de l’arrière-plan doit être lisse. Cela évitera de mal interpréter les contours de l’objet.

Lumière

• Il n’est pas conseillé d’utiliser une lumière directe. Il est préférable de créer une lumière d’ambiance avec un éclairage artificiel placé autour de l’objet.
• Lorsque l’on utilise une source de lumière unique, elle doit provenir d’en haut à droite.
• Ne pas utiliser un flash car cela crée des reflets et des ombres contrastées sur les objets.
• La lumière doit être neutre en termes de couleur. Éviter les ampoules jaunes. Il est préférable de choisir des lampes type « lumière du jour ».
• Les objets en cristal peuvent s’avérer très difficiles à photographier. Il vaut mieux essayer différents arrière-plans sombres avec des éclairages provenant d’un côté ou du bas.

Stockage

• Stocker les images dans un environnement adéquat afin de garantir leur préservation et leur accessibilité.
• Faire plusieurs copies et les conserver à différents endroits. Au moins une copie doit être stockée hors site, séparée de l’objet.

À éviter

• Clichés de groupes d’objets, à l’exception des lots d’objets allant ensemble.
• Effets d’éclairage qui obscurcissent les détails de l’objet : reflets, ombres, changements de lumière, etc. L’éclairage doit être aussi neutre que possible.
• Éviter d’obscurcir des parties des objets.
• Éviter les arrière-plans aux couleurs vives, texturés ou à motifs qui peuvent être gênants.

Nécessité des normes internationales, Object ID

Object ID peut être utilisée pour trois objectifs distincts :

• Bien que ce ne soit pas un système d’inventaire, elle peut servir de base pour le développement initial d’un inventaire.
• En cas de vol, le formulaire Object ID de l’objet volé peut être diffusé à tous les acteurs compétents au niveau national (police nationale, douanes, Bureau central national d’INTERPOL, ministère de la culture, institutions, etc.) ou international (ICOM, INTERPOL, UNESCO). Les informations collectées alimenteront la base de données nationale des objets volés, et sont également compatibles avec la base de données sur les œuvres d’art volées d’INTERPOL, permettant d’y ajouter directement et facilement l’objet.
• En cas de saisie, le formulaire Object ID de l’objet saisi peut également être envoyé à tous les acteurs compétents au niveau national (police nationale, douanes, Bureau central national d’INTERPOL, ministère de la culture, institutions, etc.) ou international (ICOM, INTERPOL, UNESCO), afin de lancer les recherches préliminaires. Il peut aussi être rapidement diffusé à l’échelle mondiale grâce à la plateforme ARCHEO créée par les douanes.

Catégories d’information

L’outil est divisé en deux parties : le Formulaire et les Informations utiles supplémentaires.

Le Formulaire réunit toutes les informations de base sur l’objet : mesures, marques, caractéristiques distinctives. Il est principalement destiné à la diffusion rapide des informations à des fins d’enquête. Il inclut également une courte description et l’ajout de photographie(s).

Les Informations utiles supplémentaires sont regroupées sur une fiche facultative qui fournit des informations plus détaillées, comme l’historique de prêt ou la référence à des objets connexes. Elles peuvent être utilisées pour des enquêtes plus approfondies à long terme ou, comme mentionné ci-dessus, pour amorcer un système d’inventaire.

Le formulaire Object ID

Type d’objet

• Soit un terme unique, soit une phrase détaillée.
• Si un objet a plusieurs dénominations, choisissez un « terme préféré » et indiquez tous les autres comme étant des synonymes. Les synonymes augmentent les choix lors de recherches dans les bases de données.
• La même logique s’applique aux « niveaux » d’informations détaillées.
• Un problème peut survenir avec les ensembles. Dans ce cas, l’ensemble est enregistré sous « Type d’objet » et ses différentes parties le sont sous « Description ».

Matériaux et techniques

• Peuvent être désignés en termes génériques, mais plus les informations sont précises, plus le Formulaire est efficace.
• S’il y a plusieurs matériaux, couleurs ou techniques, identifiez ceux qui dominent et indiquez les détails supplémentaires dans « description ».

Mesures

• Indiquez le type de mesure utilisé.
• Les dimensions doivent être aussi précises que possible.
• Le type de mesure varie en fonction de l’objet. Pour les tableaux, la longueur et la largeur sont suffisantes (en indiquant si le cadre est inclus). La hauteur, la largeur et la profondeur devraient être connues pour les autres types de biens. Le diamètre sera utilisé pour tous les objets circulaires, y compris les textiles. Le poids doit également être mesuré, en particulier pour les sculptures et les métaux précieux. Concernant les sculptures, il est important de mesurer les points les plus éloignés, ou, si l’objet est de forme irrégulière, notez où ont été prises les mesures.

Inscriptions et marquages

• Notez : numéros de série, visuels, marquages de sécurité, numéros d’inventaire, signatures et autres écritures.
• Notez l’emplacement exact du marquage.
• Copiez le texte exact, même avec des erreurs (en indiquant [sic]), dans la langue d’origine et, si possible, ajoutez une traduction.
• Si vous ne reconnaissez pas l’alphabet, décrivez l’écriture et dessinez-la ou prenez une photo.
• Si les inscriptions ont des caractéristiques distinctives, ajoutez-les sous « Description ».

Caractéristiques distinctives

• Tout ce qui est visible et fait la particularité de l’objet, et qui facilite son identification (imperfections, restaurations, etc.). Il doit s’agir de préférence de caractéristiques difficiles à modifier si l’objet est volé.
• Indiquez l’emplacement et ajoutez une photographie ou un dessin.
• Le choix des caractéristiques dépend de l’objet (restaurations, irrégularités ou marques de pinceau pour un tableau, détails de menuiserie pour un objet en bois, bulles pour le verre, etc.).

Titre

• Titre ou désignation de l’objet.
• En cas d’absence de titre officiel, celui sous lequel est connu l’objet.
• Si l’objet porte des noms différents dans différentes langues, notez-les tous (aussi bien le titre original que les traductions).
• Si le titre est écrit et visible sur l’objet, notez-le également sous « Inscriptions et marques ».
• Si le titre décrit le thème du tableau, notez-le aussi dans « Thème ».

Sujet

• Utilisez des termes simples et précis pour décrire ce que représente l’objet
• Les informations techniques sont précises, mais difficiles à comprendre. Il est préférable d’utiliser des termes usuels.
• Le thème est indiqué à l’aide de mots-clés qui permettent de trouver ou de comparer des archives de manière précise.

Date ou période

• Indiquez la date spécifique. Si cela est impossible, alors soyez le plus proche possible (période, dynastie, siècle, etc.).
• Les dates peuvent être précédées de « probablement » et « vers ».
• Lorsque vous fournissez les informations à l’échelle internationale, évitez les périodes spécifiques à un pays ou une région.
• Si l’objet comporte des pièces de plusieurs périodes, indiquez-les toutes dans l’ordre.

Auteur

• Écrivez toutes les orthographes possibles. L’Union List of Artist Names® Online du J. Paul Getty Trust est une base de données des noms d’artistes, incluant des variantes orthographiques.
• S’il y a plusieurs auteurs, notez-le.
• S’il s’agit d’un artiste célèbre, ajoutez les dates de naissance et de décès, ou la période pendant laquelle il a travaillé.
• Si l’auteur n’est pas confirmé, vous pouvez utiliser « attribué à » ou « école de ». Veillez à utiliser la bonne définition juridique pour l’« attribution de la paternité de l’œuvre ».

Courte description

Décrivez l’objet, l’état de conservation et d’autres détails qui n’ont pas encore été mentionnés. Cette partie peut aussi retracer l’historique de l’objet, ou toute autre information utile.

Objets associés

Inclure des photographies, esquisses, ou autres éléments concernant l’objet. Il est important d’indiquer le nombre de copies ou de versions qui existent de chaque élément.

Les Informations utiles supplémentaires de la norme Object ID

Toute autre information peut être ajoutée au Formulaire, mais ce n’est pas indispensable car la norme Object ID est prévue pour le minimum d’informations requises.

Tous les détails inclus dans cette section pourraient également être intégrés à la description de l’objet.

Les Informations utiles supplémentaires de la norme Object ID sont recommandées par le J. Paul Getty Trust, l’UNESCO et l’ICOM.

Informations d’inventaire : si elles sont indiquées sur l’objet, ajoutez-les dans « Inscriptions et marquages ». Ajoutez la date d’inventaire et de dernière mise à jour.

Matériel écrit associé : mentionnez toutes les références ou publications. Il est également possible de les indiquer dans « Description ».

Lieu d’origine/de découverte : lieu d’où l’objet provient et/ou il a été trouvé, les deux pouvant être très différents.

Référence croisée à des objets associés : références croisées à des objets similaires, pouvant appartenir à d’autres collections et établir un intérêt historique pour l’objet.

État actuel de l’objet

Emplacement permanent de l’objet

Institution

Emplacement au sein de l’institution : l’emplacement temporaire de l’objet, s’il diffère de son emplacement permanent.

Date d’acquisition ou de cession

Méthode d’acquisition ou de cession

Historique de prêt : historique des prêts, avec des détails de l’institution, dates d’approbation, durée approuvée, dates de prêt et de retour.

Auteur et date de création de la fiche : notez la date de création du fichier, ainsi que l’auteur (nom, poste, nom et adresse de l’institution ou de l’organisation).